Kassenbuchführung
Abends zählt es sich leichter.
Der Abschluss gehört zum Abend, nicht zur Woche darauf. Und was bar bezahlt wurde, muss niemand ein zweites Mal eintragen.
Worum es hier geht
Drei Dinge, die in vielen Häusern an drei Stellen liegen – im Kassenbuch auf dem Tresen, im Abschlussbon der Bonierkasse und in der Rechnung an den Kunden. Hier ist es eine Stelle.
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Der Abend wird abgeschlossen
Was die Bonierkasse ausgeworfen hat, wird je Veranstaltung erfasst – getrennt nach Steuersatz und nach Zahlungsweg.
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Bargeld wird bewegt
Wechselgeld aufgefüllt, Blumen bezahlt, Tageseinnahme zur Bank gebracht. Jede Bewegung mit Grund und Beleg.
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Rechnungen tragen sich selbst ein
Eine Rechnung, die als bar bezahlt angelegt wird, erzeugt die Einnahme von selbst. Wird sie storniert, verschwindet sie wieder.
Bonierkassenabschluss
Der Abschluss am Abend
Veranstaltung auswählen, die Zahlen vom Abschlussbon eintragen, fertig. Die Maske rechnet mit und sagt es, solange Steuersätze und Zahlungswege nicht aufgehen.
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Es muss aufgehen
Solange bar, Karte und Überweisung zusammen nicht den Einnahmen entsprechen, steht der Restbetrag rot da und es lässt sich nicht speichern. Ein Zahlendreher fällt am Abend auf, nicht im Februar.
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Mehrere Kassen, mehrere Bediener
Zwei Theken, eine Hauptkasse: jede als eigene Kasse, auf Wunsch mit dem Bediener dahinter.
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Der Abschluss bleibt stehen
Korrigiert wird nachvollziehbar, nicht überschrieben. Wer später hineinsieht, erkennt, was geändert wurde.
Einzahlung und Entnahme
Geld rein, Geld raus
Zwischen zwei Abenden passiert mit der Kasse mehr, als der Abschluss zeigt. Jede Bewegung bekommt einen Satz, einen Betrag und ein Gegenkonto – Barkasse oder Konto.
Was die Maske abfängt
- Mehr entnehmen, als da ist. Wer mehr herausnehmen will, als in der Kasse liegt, bekommt es gesagt, bevor gespeichert wird. Ein negativer Kassenbestand ist in der Buchführung ein Problem – hier entsteht er gar nicht erst.
- Die Frage nach dem Wohin. Der Buchungssatz steht fertig über den Feldern: „von Kassenbuch an Bank“ oder umgekehrt. Niemand muss ihn selbst formulieren.
- Die Suche nach dem Beleg. Stammt die Ausgabe aus einer erfassten Eingangsrechnung, führt die Zeile im Kassenbuch direkt dorthin.
Was sie Ihnen nicht abnimmt
- Den Kassensturz. Die Software führt das Buch. Ob der Betrag auch in der Schublade liegt, muss weiterhin jemand nachzählen.
- Die Belegablage. Der Buchungstext verweist auf den Beleg. Den Papierbeleg selbst hebt das Haus auf.
- Die Beurteilung durch Ihr Steuerbüro. Welche Anforderungen für Ihre Kassenführung gelten, hängt von Betriebsart und Kassensystem ab. Das klären Sie mit Ihrem Steuerberater – nicht mit uns.
Kassenbuch
Der Monat auf einem Blatt
Anfangsbestand, jede Einnahme, jede Ausgabe, der Stand nach jeder Zeile. Einnahmen nach 7 und 19 Prozent getrennt, weil die Frage danach sicher kommt.
- Monat für Monat. Der Anfangsbestand Wechselgeld steht am Ersten, der Jahresstand oben rechts. Ein Monatswechsel ist kein Umzug.
- Laufender Saldo. Nach jeder Zeile steht der Stand – nicht nur die Summe am Ende. Wo es kippt, sieht man sofort.
- Verbunden statt daneben. Die Veranstaltungsabschlüsse stehen mit ihrem Namen drin, nicht als anonyme Beträge. „Jubiläumsabend, 1.820,50 €“ statt „Bareinnahme“.
- Weiterverwendbar. Dieselben Zahlen laufen in die Monats- und Jahresauswertung – und gehen an die Schnittstelle zur Buchhaltung.
Wer macht was
Die Arbeit verteilt sich auf drei Rollen – und keine davon muss auf eine andere warten.
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Schichtleitung
Trägt nach dem Abend den Abschluss ein. Fünf Zahlen vom Bon, zwei Minuten.
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Büro
Bucht Entnahmen und Einzahlungen, prüft den Bestand, bringt die Tageseinnahme weg.
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Leitung
Sieht den Monat, ohne jemanden danach zu fragen – und die Auswertung rechnet schon damit.