ERP für Veranstaltungslocations und Hotels

Den ganzen Betrieb in einem System führen.

observ8ter ist ein ERP – mit den Extras, die ein Veranstaltungshaus braucht: Raumkalender, Datenblatt für die Technik, Schichtbörse in der App. Die Leitung sieht jederzeit, was eine Veranstaltung kostet und was sie einbringt.

Film ansehen Die Bereiche

Ein System statt fünf Lizenzen
Deckungsbeitrag je Veranstaltung
Arbeitszeit und E-Rechnung gesetzeskonform
App für alle Mitarbeitenden, ohne Zusatzlizenz
Für Hotels um ein PMS erweiterbar

Die Übersicht von observ8ter im Browser: Veranstaltungen, offene Belege, Stunden und Kennzahlen des Monats.

Die Stechuhr in der Handy-App: laufende Zeit, Schicht, Stundenkonto.

Überblick

So sieht es im Alltag aus

Einstempeln, Veranstaltung, Beleg, Dienstplan, Einkauf, Kasse und Auswertung.

Unterstützte Schnittstellen

Bestehende Systeme bleiben

Kasse, Lohn, Buchhaltung: Was im Haus läuft, wird angebunden statt ersetzt. Das hält die Umstellung klein. Fehlt Ihr System, fragen Sie danach.

Was die Leitung davon hat

Weniger Aufwand, belastbare Zahlen, geringeres Risiko

Eine Datenbasis
Kunden, Veranstaltungen, Zeiten und Belege werden einmal erfasst. Kein doppeltes Pflegen, keine Abgleichfehler zwischen Programmen.
Kosten je Veranstaltung
Personal und Wareneinsatz werden dem einzelnen Abend zugeordnet. Sie sehen, welche Veranstaltungen sich lohnen – nicht nur, ob der Monat gereicht hat.
Arbeitszeit rechtssicher
Pflichtpausen nach Arbeitszeitgesetz und Jugendarbeitsschutz zieht das System selbst ab. Jede Korrektur ist mit Verlauf nachvollziehbar.
E-Rechnung inklusive
Jede Rechnung entsteht als ZUGFeRD-E-Rechnung. Die Pflicht ab 2027 ist damit erfüllt – ohne Zusatzprogramm und ohne Dienstleister.
Weniger Lizenzen, weniger Schnittstellen
Ein Vertrag, eine Anmeldung, ein Ansprechpartner. Weniger Systeme heißt weniger Kosten und weniger, was ausfallen kann.
Läuft auch ohne Netz
Im Keller, im Zelt, hinter der Bühne: Die App erfasst Zeiten auch ohne Empfang und überträgt sie später. Keine Lücken im Stundenkonto.

Im Detail

Vier Stellen, an denen sich das bezahlt macht

Zeiterfassung

Personalkosten, die stimmen

Gestempelt wird am Telefon, am Terminal oder im Browser. Soll, Ist, Pausen, Zuschläge und Stundenkonto rechnet das System. Kein Nachtragen am Monatsende, keine Diskussion über Überstunden.

Pflichtpausen automatisch und sichtbar abgezogen
Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich im selben Konto
Jede Korrektur mit Verlauf – prüfbar bei Betriebsprüfung und Streitfall

Zeiterfassung ansehen

Stempelungen je Mitarbeiter mit Soll, Ist und abgezogener Pause.

Veranstaltungen

Ein Vorgang statt Mappe und Mailverlauf

Räume, Zeiten, Pakete, Personenzahl, Technik und Ansprechpartner hängen am selben Vorgang. Datenblatt und Mail an die Technik entstehen daraus. Weniger Rückfragen, weniger Fehler am Abend.

Kalender über alle Räume, mit Status und Personenzahl
Auf- und Abbau als eigene Zeiträume
Datenblatt automatisch an die Technik

Veranstaltungen ansehen

Die Veranstaltungsmaske mit Basisdaten, Kunde, Paket, Technik und Zeiträumen.

Angebot, Auftrag, Rechnung

Schneller vom Angebot zur Rechnung

Belege werden direkt im eigenen Briefpapier geschrieben, Preise kommen aus dem Artikelstamm. Aus dem Angebot wird der Auftrag, daraus die Rechnung – ohne Abtippen.

Einheitliche Preise im ganzen Team
7 % und 19 % je Position, netto oder brutto je Kundenart
E-Rechnung schon beim Anlegen

Belege ansehen

Die Rechnungsmaske als Blatt im eigenen Briefpapier, mit Positionen und Summen.

Controlling

Der Monatsabschluss ist schon gerechnet

Personal nach Abteilung, Einkauf, fixe Kosten, DB1 und DB2 – aus denselben Daten, mit denen der Monat gelaufen ist. Grundlage für Preise, Personalplanung und Gespräche mit Bank oder Gesellschaftern.

Monat, Jahr, Veranstaltung und Zeitkategorie
Deckungsbeitrag je Abend statt Schätzung
Jede Zahl bis zum einzelnen Beleg nachvollziehbar

Auswertung ansehen

Die Monatsauswertung mit Personalkosten, Einkauf und Deckungsbeitrag.

Integration

Einmal erfasst, überall verbucht

Darin liegt der Unterschied zu einzelnen Programmen: Was an einer Stelle erfasst wird, steht überall dort, wo es gebraucht wird. Niemand überträgt Daten von Hand.

Eine Stempelung am Telefon Stundenkonto Pflichtpause & Zuschläge Lohnabrechnung Personalkosten des Abends Personalkosten je Veranstaltung aus echten Zeiten, nicht aus Schätzungen.
Eine Veranstaltung im Kalender Raumbelegung Datenblatt für den Abend Mail an die Technik Angebot aus dem Paket Ändert sich die Uhrzeit, ändert sich alles mit – und die Technik erfährt es.
Ein Beleg im Briefpapier Auftrag Rechnung E-Rechnung Kassenbuch Barzahlungen stehen im Kassenbuch, ohne dass jemand sie einträgt.
Eine Eingangsrechnung im Postfach Sachliche Prüfung Freigabe Zahlung Wareneinsatz der Veranstaltung Klare Freigaben, keine Mahnungen, und der Wareneinsatz landet beim richtigen Abend.

Ein Tag im Betrieb

Eine Veranstaltung, vom Einstempeln bis zum Ergebnis

06:50 – eingestempelt
Die Servicekraft stempelt am Telefon ein, direkt aus ihrer Schicht. Auch ohne Empfang im Lager.
09:15 – Technik informiert
Die Technik bekommt das Datenblatt als PDF, erstellt aus dem Vorgang. Keine Rückfragen per Telefon.
11:00 – Zusatzleistung verkauft
Der Kunde bucht zwei Positionen nach. Preis aus dem Artikelstamm, Angebot in zwei Minuten aktualisiert.
17:12 – ausgestempelt
Die Pflichtpause ist abgezogen und als eigene Zeile dokumentiert.
23:40 – Kassenabschluss
Die Einnahme steht im Kassenbuch, die Rechnung ist bereits eine E-Rechnung.
Am Monatsende
Die Veranstaltung ist durchgerechnet: Personal, Einkauf, Fixkosten, DB1 und DB2.

Vorher und nachher

Wo heute Zeit und Geld verloren gehen

Einzeln sind es Kleinigkeiten. Zusammen sind es jede Woche Stunden für Abtippen, Nachfragen und Suchen – und Zahlen, denen niemand ganz traut.

Thema	Bisher	Mit observ8ter
Arbeitszeit	Zettel und Nachträge am Monatsende	Erfasst am Telefon, Stundenkonto stimmt
Pflichtpause	Haftungsrisiko, wenn sie vergessen wird	Wird automatisch abgezogen und dokumentiert
Dienstplan	Aushang und Anrufe am Abend	Veröffentlicht, Mitarbeitende werden benachrichtigt
Veranstaltung	Mappe, Mails, Rückfragen	Ein Vorgang mit Datenblatt
Angebot	Textvorlage, Preise aus dem Kopf	Einheitliche Preise aus dem Artikelstamm
E-Rechnung	Zusatzprogramm oder Dienstleister	Inklusive
Eingangsrechnung	Umlaufmappe, Mahnungen	Fester Freigabeweg mit Erinnerung
Monatsabschluss	Ein Abend mit Tabellen	Liegt fertig vor

Neun Bereiche

Einzeln einführbar, zusammen ein System

Für Hotels

Mit Zimmern wird observ8ter um ein PMS erweitert

Zimmer, Reservierungen und Gästerechnungen kommen dazu. Veranstaltungen, Personal und Belege bleiben, wie sie sind – und greifen direkt ineinander.

Ein Seminar mit Übernachtung Freie Zimmer und Preis Zimmerkontingent angelegt Tagung und Zimmer im Angebot Änderung zieht Belege nach Ein Vorgang für den Kunden – ohne Abstimmung per Telefon zwischen Bankett und Rezeption.

Freie Zimmer im Blick
Beim Planen einer Veranstaltung sehen Sie freie Zimmer je Kategorie und den Preis des Aufenthalts.
Kontingent aus der Veranstaltung
Das Zimmerkontingent wird direkt aus der Veranstaltung angelegt. Ändert es sich, werden die Belege angepasst.
Ein Kunde, eine Kondition
Firmen, Ansprechpartner und Zahlungsbedingungen werden einmal gepflegt und gelten für Zimmer und Veranstaltung.
Alle Belege eines Kunden
Angebote und Rechnungen für Zimmer und Veranstaltung in einer Liste, alle im selben Briefkopf.
Ohne zweite Anmeldung
Der Zimmerteil öffnet sich direkt aus der Veranstaltung. Interne Notizen zum Vorgang sieht das ganze Team.
Erweitern, wenn es passt
Das PMS wird dazugebucht, wenn das Haus es braucht. Bestehende Daten und Abläufe bleiben unverändert.

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